Máy in phù hợp dành cho lớp học tiếng Anh và Trung tâm Anh ngữ
MỤC LỤC
Muốn tuyển sinh tốt, Trung tâm cần làm truyền thông.
Để làm truyền thông hiệu quả, Trung tâm cần có nội dung tốt.
Muốn có nội dung tốt, Trung tâm phải có những HOẠT ĐỘNG có CHẤT.
Để có những HOẠT ĐỘNG có CHẤT, Trung tâm cần dựa trên một Triết lý giáo dục rõ ràng – Triết lý Better Me.
Trong suốt 10 năm làm Trung tâm Anh ngữ, thầy đã sử dụng khá nhiều cách khác nhau để in tài liệu: từ máy in laser đen trắng, máy in màu, máy in đa năng cho đến việc gửi tài liệu ra tiệm photocopy.
Mỗi cách làm đều có ưu điểm và nhược điểm riêng.
Sau nhiều năm sử dụng, thầy rút ra một kinh nghiệm: nếu các thầy các cô đang vận hành một Trung tâm Anh ngữ, hoặc một lớp học tiếng Anh nhỏ tại nhà, chiếc máy in đầu tiên mà các thầy các cô nên đầu tư là một máy in màu đa năng, có chức năng scan và in hai mặt.
Không nhất thiết phải là một chiếc máy thật đắt tiền. Quan trọng là máy đáp ứng được những nhu cầu mà các thầy các cô thường xuyên phát sinh trong quá trình vận hành.
Vì sao thầy ưu tiên máy in màu đa năng?
1. Có thể scan tài liệu
Theo thầy, đây là một trong những chức năng rất quan trọng.
Trong quá trình làm việc, đôi khi các thầy các cô bắt gặp một nội dung hay trong một cuốn sách, một tài liệu hoặc một văn bản nào đó và muốn lưu lại để sử dụng sau này.
Các thầy các cô có thể đưa tài liệu vào máy và scan trực tiếp.
Hiện nay điện thoại thông minh cũng có rất nhiều ứng dụng scan tài liệu. Tuy nhiên, theo trải nghiệm của thầy, khi cần scan nhiều tài liệu hoặc cần chất lượng bản scan tốt và ổn định, máy scan trên máy in đa năng vẫn tiện hơn rất nhiều.
Nếu phải mang tài liệu ra tiệm photocopy để scan số lượng lớn thì vừa mất thời gian, vừa phát sinh thêm chi phí.
Vì vậy, với một Trung tâm Anh ngữ, thầy nghĩ chức năng scan đáng giá hơn chúng ta tưởng.
2. Có thể photocopy tài liệu
Thầy không sử dụng chức năng photocopy quá thường xuyên vì phần lớn tài liệu đều đã có file và có thể in trực tiếp.
Tuy nhiên, vẫn có những tình huống mà photocopy nhanh hơn rất nhiều.
Ví dụ, một lớp đang làm bài test nhưng thiếu đúng một bản cho một học sinh. Nếu file bài test đang nằm trong máy tính, các thầy các cô phải tìm file, mở file và thực hiện lệnh in.
Trong khi đó, nếu đã có sẵn một bản bài test, chỉ cần đặt vào máy và photocopy thêm một bản là xong.
Những tình huống nhỏ như vậy xảy ra khá thường xuyên trong quá trình vận hành Trung tâm.
3. Có thể in cả màu và đen trắng
Đây là ưu điểm rất rõ của máy in màu đa năng.
Các thầy các cô có thể dùng cùng một chiếc máy để in tài liệu đen trắng hằng ngày và in màu khi cần thiết.
Ví dụ:
In bài test có hình ảnh.
In tài liệu học tập.
In flashcard.
In các mẫu hoạt động cho học sinh.
In hình ảnh trang trí.
In các ấn phẩm truyền thông đơn giản.
In ảnh học sinh để làm Gallery hoặc Bảng Vinh Danh.
Với thầy, đây chính là điểm khiến máy in màu đa năng trở thành một thiết bị rất hữu ích trong Trung tâm Anh ngữ.
Máy in màu ngày trước và máy in màu hiện nay
Trước đây, thầy cũng từng sử dụng máy in laser đen trắng, cụ thể là Canon LBP3300.
Thời điểm đó, nhu cầu của thầy khá đơn giản: chủ yếu là in tài liệu đen trắng.
Sau này, khi thầy vận hành Trung tâm Anh ngữ, phát sinh thêm nhu cầu scan tài liệu, in màu, in hình ảnh, in flashcard..., thầy bắt đầu trang bị thêm máy in màu.
Chiếc máy in màu đầu tiên thầy sử dụng hình như là Canon Pixma E560, nhưng vì đã khá lâu nên thầy không còn nhớ chính xác.
Điều thầy nhớ rất rõ là chi phí mực in thời đó khá đắt.
Mỗi hộp mực chính hãng có giá vài trăm nghìn đồng nhưng lượng mực không nhiều. Khi hết mực thì gần như phải bỏ hộp mực cũ và mua hộp mới.
Sau khoảng một đến hai năm, thầy gom được cả một đống hộp mực cũ.
Tính ra, tiền mua mực còn nhiều hơn tiền mua máy in, khiến thầy cảm thấy rất xót xa cho ngân sách hoạt động của Trung tâm.
Vì vậy, thời đó thầy rất hạn chế sử dụng máy in màu. Những tài liệu thông thường vẫn được in bằng máy laser đen trắng để tiết kiệm chi phí.
Sau này, thầy chuyển sang sử dụng mẫu máy in mới là Canon G2010.
Điểm thay đổi rất lớn là máy có hệ thống bình mực có thể châm thêm. Khi hết mực, các thầy các cô chỉ cần mua mực phù hợp và tự châm thêm vào máy.
Từ thời điểm đó, thầy gần như sử dụng máy in màu đa năng cho cả việc in màu và in đen trắng.
Theo thầy, đây chính là một trong những lý do khiến máy in màu đa năng trở thành lựa chọn phù hợp hơn rất nhiều cho Trung tâm Anh ngữ.
Máy in màu có thể giúp các thầy các cô làm được những gì?
Có thể các thầy các cô sẽ nghĩ máy in chỉ đơn giản là để in tài liệu.
Nhưng nếu khai thác tốt, một chiếc máy in màu đa năng có thể hỗ trợ khá nhiều công việc khác nhau.
In tài liệu học tập
Các thầy các cô có thể in bài test, worksheet, tài liệu học tập hoặc những nội dung cần sử dụng trong lớp.
Đặc biệt, với những bài học có hình ảnh, màu sắc sẽ giúp tài liệu trực quan hơn.
In flashcard
Đây cũng là một ứng dụng mà thầy sử dụng khá thường xuyên.
Một số giáo trình có sẵn bộ flashcard được bán tại các nhà sách. Nhưng trong quá trình dạy học, chắc chắn sẽ có những chủ đề mà các thầy các cô cần tự thiết kế flashcard.
Ví dụ, đến dịp Trung Thu, các thầy các cô có thể tự in bộ flashcard về Mooncake, Lantern, Dragon Dance...
Đến dịp Tết, có thể tự thiết kế và in bộ flashcard về chủ đề Tết.
Nếu có thêm một chiếc máy ép plastic, các thầy các cô có thể ép lại những flashcard này để sử dụng nhiều lần.
In hình ảnh trang trí Trung tâm
Máy in màu cũng có thể được sử dụng để in các hình ảnh trang trí.
Nếu muốn in ảnh với chất lượng đẹp, các thầy các cô nên sử dụng chế độ High Quality và giấy in ảnh đặc biệt thay vì giấy in thông thường.
Tạo góc Gallery ảnh học sinh trong Trung tâm
Các thầy các cô có thể tự in ảnh học sinh, đóng khung hoặc thiết kế thành một khu vực Gallery trong Trung tâm.
Đây vừa là một cách trang trí không gian trong Trung tâm, vừa giúp các thầy các cô kể được câu chuyện về chính những học sinh đang học tập tại đây
Làm Bảng Vinh Danh
Tương tự, các thầy các cô có thể tự in ảnh học sinh và thành tích của các em để thiết kế Bảng Vinh Danh.
Thầy đã từng chia sẻ một bài viết riêng về cách thiết kế Bảng Vinh Danh cho Trung tâm Anh ngữ. Nếu các thầy các cô đã có máy in màu thì việc tự in những khung vinh danh này sẽ chủ động hơn rất nhiều.
Máy in màu hay máy in laser đen trắng cho Trung tâm Anh ngữ
Trước đây, thầy từng nghĩ máy in laser đen trắng là lựa chọn tốt nhất vì tốc độ nhanh và chi phí in thấp.
Nhưng sau nhiều năm sử dụng, thầy nhận thấy vấn đề không nằm ở việc máy nào in nhanh hơn, mà nằm ở việc máy nào đáp ứng được nhiều nhu cầu hơn.
Ví dụ, máy laser đen trắng có thể rất phù hợp nếu các thầy các cô chủ yếu in tài liệu đen trắng với số lượng lớn.
Nhưng nó không thể thay thế một máy in màu khi các thầy các cô cần:
In tài liệu màu.
In flashcard.
In hình ảnh.
Scan tài liệu.
Photocopy.
Tự in các sản phẩm phục vụ hoạt động cho học sinh.
Với thầy, đó là lý do máy in màu đa năng có giá trị sử dụng cao hơn.
Một điểm mà máy laser đen trắng Canon LBP3300 từng có lợi thế so với Canon G2010 là khả năng in hai mặt tự động.
LBP3300 có thể tự đảo giấy để in mặt còn lại, trong khi G2010 hỗ trợ in hai mặt nhưng các thầy các cô phải lật giấy thủ công.
Tuy nhiên, với thầy, đây không phải là vấn đề quá lớn.
Bởi vì đổi lại, G2010 giúp thầy làm được nhiều việc hơn.
Một vấn đề khác của máy laser đen trắng Canon LBP3300 là khi hết mực, thầy phải gọi thợ đến thay mực vì việc thay mực khá là khó. Thường Trung tâm của thầy cũng có 2, 3 hộp mực dự phòng, nhưng việc gọi thợ đến thay khiến Trung tâm không có được sự chủ động.
Còn đối với mẫu máy in đa năng Canon G2010, thầy chỉ việc mở nắp máy lên, mở nắp bình mực bên trong máy ra và đổ mực vào bình. Thao tác hết sức đơn giản và hoàn toàn có thể chủ động trong việc thêm mực.
Kinh nghiệm sử dụng máy in Canon G2010 của thầy?
Nếu các thầy các cô muốn tham khảo một mẫu máy cụ thể, thầy có thể chia sẻ mẫu máy mà thầy đã sử dụng trong thực tế là Canon G2010.
Tính đến thời điểm thầy viết bài này, thầy đã sử dụng chiếc máy này khoảng 5 năm và đã in gần 40.000 trang giấy (bốn mươi nghìn trang), nhưng chưa phải mang máy đi sửa lần nào.
Máy hết mực thì thầy mua mực và tự châm thêm.
Lâu lâu nếu không sử dụng máy trong một thời gian, đầu phun có thể bị khô hoặc máy bị nghẹt đầu phun. Khi đó, thầy chỉ cần sử dụng phần mềm quản lý máy in để chạy chức năng vệ sinh đầu phun rồi kiểm tra và in lại.
Đây là trải nghiệm sử dụng thực tế của riêng thầy. Các thầy các cô khi mua máy vẫn nên xem thông số và nhu cầu sử dụng thực tế của mình để lựa chọn mẫu máy phù hợp.
Khi nào thì các thầy các cô nên gửi tài liệu ra tiệm photocopy?
Mặc dù thầy ưu tiên có một chiếc máy in màu đa năng để sử dụng tại Trung tâm, nhưng thầy không nghĩ các thầy các cô nên tự in tất cả mọi thứ.
Nếu cần in tài liệu với số lượng lớn, chẳng hạn 50–100 tờ trở lên, các thầy các cô nên cân nhắc gửi tiệm photocopy.
Ví dụ:
In bộ đề luyện thi Cambridge.
In bài test định kỳ cho nhiều lớp.
In tài liệu học tập với số lượng lớn.
In các bộ tài liệu cần sử dụng trong nhiều tuần.
Các tiệm photocopy có máy chuyên dụng nên có thể xử lý số lượng lớn nhanh hơn rất nhiều.
Khi đó, các thầy các cô có thể:
Tiết kiệm chi phí in ấn.
Tiết kiệm thời gian vận hành máy in.
Giảm hao mòn cho máy in của mình.
Ở Trung tâm của thầy trước đây, khi cần in tài liệu số lượng lớn, các bạn nhân viên ghi danh hoặc quản lý học vụ thường gửi file cho tiệm photocopy trước vài ngày, thậm chí trước cả tuần.
Tiệm in xong sẽ giao tận nơi, sau đó Trung tâm thanh toán.
Điểm bất tiện duy nhất là tài liệu không có ngay để sử dụng, vì vậy các thầy các cô cần chủ động lên kế hoạch in ấn.
Kinh nghiệm của thầy: Đừng cố gắng bắt một chiếc máy làm tất cả
Sau khoảng 10 năm sử dụng nhiều loại máy in khác nhau, nếu phải lựa chọn lại từ đầu, thầy vẫn sẽ ưu tiên:
Một máy in màu đa năng có scan và in hai mặt để sử dụng hằng ngày.
Một tiệm photocopy quen để xử lý những tài liệu số lượng lớn.
Theo thầy, đây là cách kết hợp hợp lý hơn là cố gắng tìm một chiếc máy có thể đáp ứng tất cả mọi nhu cầu.
Máy in tại Trung tâm giúp các thầy các cô chủ động: cần một bản có thể in ngay, cần scan có thể scan ngay, cần vài chiếc flashcard có thể tự in, cần một bức ảnh để làm Bảng Vinh Danh cũng có thể tự xử lý.
Còn khi cần in hàng trăm bản, hãy để những chiếc máy photocopy chuyên dụng làm công việc đó.
Một thiết bị tốt không nhất thiết phải làm được tất cả mọi thứ. Quan trọng là nó phải phù hợp với cách chúng ta sử dụng nó.
Và với các thầy các cô đang vận hành Trung tâm Anh ngữ, theo kinh nghiệm của thầy, máy in màu đa năng là một trong những thiết bị cơ sở vật chất rất đáng để đầu tư.
Các thầy các cô thấy bài viết của thầy hay và hữu ích thì hãy để lại một comment bên dưới nhé. Thầy rất vui nếu được cùng các thầy các cô trao đổi thêm về chủ đề này.
Comments